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Veröffentlicht: 09. April 2025

Am liebsten wäre es uns, wir würden eine Software kaufen, diese installieren und dann läuft alles sofort besser. Bei sehr einfachen Abläufen und Strukturen ist dies möglich, z.B. um zu telefonieren oder um im Internet zu surfen, also immer dann, wenn es in sich gekapselte Tätigkeiten gibt, die eine Person oder eine sehr geringe Zahl von Personen in kurzer überschaubarer Zeit ausführen und bei welchen es keine nachhaltigen Informationen gibt, die in einem übergeordneten Kontext zu verarbeiten und auszuwerten sind.

Komplexere Gebilde, wie Organisationen, bzw. Unternehmen bestehen aus einer Gruppe von Menschen, die versuchen, den Vorgängen einen gewissen Sinn abzugewinnen und aus dieser Erkenntnis heraus handeln, um übergeordnete Ziele zu erreichen. Unternehmensorganisationen befinden sich in dynamischen Umwelten, d.h. die Rahmenbedingungen des Handeln in Unternehmen ändern sich immer schneller. Der wesentliche Kern von Unternehmensorganisationen besteht aus wechselseitigen Handlungen, die in arbeitsteiliger
Kooperation und Koordination miteinander verknüpft sind.

Für solche komplexeren Gebilde ist die Digitalisierung von Organisation genauso komplex wie die Organisation selbst. Wenn die Organisation ineffizient ist und digitalisiert wird, so generiert man eine ineffiziente digitale Organisation, denn Digitalisierung führt nicht automatisch zu Effizienzsteigerung in den Abläufen.

Software alleine, die als Anwendung in komplexen Gebilden dient, ist keine Lösung, denn Software ist eine Ressource für lösungsorientierte Dienstleistungen und kein Produkt, das man kauft, ins Eck stellt und wenn man es braucht, ist die Benutzung selbsterklärend. Findige Marketingexperten von Softwareherstellern behaupten zwar regelmäßig das Gegenteil. Ingenieure und Consultants die dann diese Software gemeinsam mit den Kunden implementieren und vor allem die Kunden selbst, wissen, dass Software für Organisationen eine Ressource ist, die bedarfsgerecht einzusetzen ist und kein einfaches Consumer Produkt.

Es gibt eine Studie, der www.standishgroup.com, die genau das bestätigt, was wir tagtäglich in der Praxis erleben:

Diese besagt, dass im Durchschnitt

• weniger als ein Drittel (1/3) erfolgreich
• weniger als ein Viertel (1/4) nicht erfolgreich und
• der Rest (ca. die Hälfte) nur teilweise erfolgreich

abgeschlossen werden.

Erfolgreich abgeschlossen heißt:

• IT-Projekt wurde innerhalb der vorgegebenen Zeit abgeschlossen
• IT-Projekt wurde innerhalb des vorgegebenen Budget abgeschlossen
• Das Projektergebnis ist im Einsatz und erfüllt alle Anforderungen

Es gibt einige Hauptfaktoren, die Ursache sind für den Erfolg oder Misserfolg von komplexen IT-Projekten:

Erfolgsfaktoren für den erfolgreichen Abschluss eines IT-Projekts:

• Realistische Erwartungen
• Klare Anforderungen
• Einbindung der Endbenutzer
• Unterstützung durch das obere Management
• Ordentliche Planung

Misserfolgsfaktoren für den erfolglosen Abschluss eines IT-Projekts:

• Unrealistische Erwartungen
• Unvollständige Anforderungen
• Fehlende Einbindung der Endbenutzer
• Fehlende Unterstützung durch das obere Management
• Ressourcenmangel

Wir können, im Sinne des Bewusstseins, dass Software nur eine Ressource ist, hoffen, dass wir eine Software finden, die eine passende Ressource für uns ist. Allerdings gehört zusätzlich zur Software noch eine Planung anhand welche die Einzelschritte durchgeführt werden, die benötigt werden, um diese Ressource zielgerecht einzusetzen und kompetente Personen, die diese Einzelschritte effizient gemeinsam gehen.

Alleine die Hoffnung auf eine passende Software ist in den meisten Fällen nicht ausreichend, auch nicht, wenn der Nachbar oder Wettbewerber oder ein Partner in der eigenen Wertschöpfungskette die gleiche Software besitzt. Daher ist es erforderlich sich Gedanken zu machen über die eigenen Anforderungen an diese Software und auch über die Anforderungen an die Einführungsplanung und an die Kompetenzen der Personen, welche die Implementierung dieser Software verantworten sollen.

Eine Anforderung ist eine Bedingung oder Fähigkeit,

1. die ein Benutzer benötigt, um ein Problem zu lösen oder ein Ziel zu erreichen.
2. die ein System oder eine Systemkomponente erfüllen oder besitzen muss, um
   – einen Vertrag,
   – einen Standard,
   – eine Spezifikation oder
   – andere formell vorgeschriebene Dokumente
   zu erfüllen.
3. eine dokumentierte Darstellung einer Bedingung oder Fähigkeit wie in (1) oder (2).

Die Anforderungen an ein System sind

• die Beschreibungen der Dienste, die ein System bereitstellen soll und
• die Beschränkungen für seinen Betrieb.

Anforderungsmanagement ist ein Prozess mit dem Ziel, die relevanten Anforderungen aller Stakeholder zu ermitteln und zu dokumentieren. Es ist, im Detail, ein kooperativer, iterativer, inkrementeller Prozess, dessen Ziel es ist zu gewährleisten, dass alle relevanten Anforderungen bekannt und in dem erforderlichen Detaillierungsgrad verstanden sind, die involvierten Stakeholder eine ausreichende Übereinstimmung über die bekannten Anforderungen erzielen, alle Anforderungen konform zu den Dokumentationsvorschriften dokumentiert, bzw. konform zu den Spezifikationsvorschriften spezifiziert sind.

Der Prozess des Anforderungsmanagement verläuft iterativ in mehreren Schritten:

1. Anforderungsermittlung
   1. Ermittlung von Anforderungen durch Interaktionen mit Stakeholdern (z.B. Interviews)
2. Anforderungsanalyse und -vereinbarung
   1. Thematische Gruppierung des bisher unstrukturierten Sammlung von Anforderungen (z.B. mit Hilfe des FURPS-Modells)
   2. Priorisierung der Anforderungen durch zielorientierte Verhandlungen mit den Stakeholdern (z.B. App-User wollen benutzerfreundliche versus App-Provider kostengünstige Lösungen)
3. Anforderungsdokumentation
   1. Dokumentation der Anforderungen (z.B. gemäß formeller Dokumentationsvorschriften)
4. Anforderungsvalidierung
   1. Überprüfung, ob Anforderungen tatsächlich vom Kunden gewünscht sind (ggf. zurück zu 1.)

Verbesserung der Qualität durch Anforderungsmanagement

Durch den Einsatz von Anforderungsmanagement werden Qualität, Produktivität und Risikomanagement verbessert:

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Veröffentlicht: 16. Dezember 2024

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Veröffentlicht: 24. März 2025

Die Auswahl des passenden ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um Geschäftsprozesse effizient zu gestalten und die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen. Die Webseite von Brain365 bietet eine umfassende Übersicht über verschiedene ERP-Anbieter sowie verwandte Systeme wie CRM (Customer Relationship Management), MES (Manufacturing Execution Systems) und DMS (Document Management Systems).

https://brain365.de/erp-anbieter-crm-mes-dms/

Vielfältige Auswahl an Softwarelösungen

Auf der Plattform werden zahlreiche Softwareprodukte vorgestellt, die unterschiedliche Unternehmensbereiche abdecken:​

• ERP-Systeme: Lösungen wie "MicrotronX - Speditionssoftware vom Profi" oder "P-CATION Consulting and Solutions GmbH//JASMIN-ERP" unterstützen Unternehmen bei der Ressourcenplanung und Prozessoptimierung.​

• CRM-Systeme: Tools wie "All-in-One CRM-Software 1CRM" oder "Körbler GmbH 1Tool" helfen bei der Verwaltung von Kundenbeziehungen und Vertriebsprozessen.​

• DMS-Systeme: Anwendungen wie "DMSFACTORY GmbH ABBYY Flexi Capture for Invoices und Jobrouter" ermöglichen eine effiziente Dokumentenverwaltung und -verarbeitung.​Brain365

Unterstützung bei der Systemauswahl und Implementierung

Neben der Auflistung von Softwarelösungen bietet Brain365 auch Beratungsleistungen an, um Unternehmen bei der Auswahl und Implementierung der passenden Systeme zu unterstützen. Dazu gehören Dienstleistungen wie die "ERP Auswahl: Brain365 Selection Consultation", die bei der Definition von Anforderungen und der erfolgreichen Einführung neuer Anwendungssysteme hilft. ​

Prozessorientierte Auswahlmethoden

Für Unternehmen, die einen prozessorientierten Ansatz bevorzugen, bietet Brain365 Pakete wie die "Brain365 Process Driven Selection S" an. Diese ermöglichen es, Geschäftsprozesse zu analysieren, Optimierungspotenziale zu identifizieren und darauf basierend ein geeignetes ERP-System auszuwählen. 

Fazit

Die Plattform von Brain365 stellt eine wertvolle Ressource für Unternehmen dar, die auf der Suche nach geeigneten ERP-, CRM-, MES- oder DMS-Lösungen sind. Durch die Kombination aus umfangreichen Anbieterübersichten und spezialisierten Beratungsdienstleistungen unterstützt Brain365 Unternehmen dabei, ihre digitale Transformation erfolgreich zu gestalten und ihre Geschäftsprozesse nachhaltig zu optimieren.

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Veröffentlicht: 11. Oktober 2024

In einer zunehmend digitalisierten Wirtschaftswelt ist es für mittelständische Unternehmen unerlässlich, ihre Geschäftsprozesse effizient und agil zu gestalten. Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme bieten hier eine zentrale Lösung, um betriebliche Abläufe zu optimieren. Sie ermöglichen es, Ressourcen wie Finanzen, Personal, Produktion und Lagerhaltung in einer einheitlichen Plattform zu verwalten. Doch nicht jede ERP-Lösung ist gleich geeignet. Für den Mittelstand, der besonderen Herausforderungen wie begrenzten Ressourcen und Flexibilitätsanforderungen gegenübersteht, sind zukunftsfähige ERP-Systeme essenziell. Doch welche Merkmale machen ein ERP-System fit für die Zukunft?

1. Modularität und Skalierbarkeit

Mittelständische Unternehmen wachsen oft organisch, und ihre Anforderungen können sich rasch ändern. Zukunftsfähige ERP-Systeme müssen daher modular aufgebaut sein. Das bedeutet, dass Unternehmen einzelne Module – etwa für Buchhaltung, Personalwesen oder Produktion – je nach Bedarf hinzufügen oder entfernen können. Diese Flexibilität ermöglicht es, die Software an die eigene Unternehmensentwicklung anzupassen, ohne das gesamte System neu aufzusetzen.

Skalierbarkeit ist ebenfalls entscheidend. Ein ERP-System sollte nicht nur aktuelle Geschäftsanforderungen abdecken, sondern auch für zukünftiges Wachstum ausgelegt sein. Unternehmen müssen in der Lage sein, neue Standorte, größere Datenmengen und eine wachsende Anzahl von Nutzern ohne signifikante Leistungseinbußen zu integrieren.

2. Cloud-Integration und Mobilität

Die Cloud hat sich als Schlüsseltechnologie in vielen Branchen etabliert, und ERP-Systeme sind hier keine Ausnahme. Cloud-basierte ERP-Lösungen bieten eine Vielzahl von Vorteilen: Sie ermöglichen eine standortübergreifende Nutzung, vereinfachen den Zugriff auf Echtzeit-Daten und machen aufwendige Hardware-Investitionen überflüssig. Zudem profitieren Unternehmen von automatischen Updates, die neue Funktionen und Sicherheitsverbesserungen implementieren, ohne dass die IT-Abteilung stark eingebunden werden muss.

In einer immer mobiler werdenden Arbeitswelt wird es zudem wichtiger, dass ERP-Systeme auch auf mobilen Endgeräten zugänglich sind. Mitarbeiter sollten in der Lage sein, von unterwegs oder im Homeoffice auf wichtige Daten und Prozesse zuzugreifen. Eine mobile ERP-Lösung verbessert die Reaktionsfähigkeit und Effizienz der Belegschaft.

3. Benutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienbarkeit

ERP-Systeme galten lange als komplex und schwerfällig. Gerade für mittelständische Unternehmen, die oft keine großen IT-Abteilungen haben, ist die Benutzerfreundlichkeit ein kritischer Erfolgsfaktor. Moderne ERP-Lösungen sollten über eine intuitive Benutzeroberfläche verfügen, die leicht verständlich und einfach zu bedienen ist. Dies reduziert die Schulungszeiten und erleichtert die Akzeptanz der Software bei den Mitarbeitern.

Ein benutzerfreundliches System ermöglicht es zudem, dass unterschiedliche Abteilungen – von der Buchhaltung bis zur Produktion – effizient und ohne großen Aufwand miteinander vernetzt arbeiten können.

4. Echtzeit-Daten und Business Intelligence

Ein zentraler Vorteil moderner ERP-Systeme ist die Möglichkeit, auf Echtzeit-Daten zuzugreifen. Zukunftsfähige Systeme integrieren Business Intelligence (BI)-Funktionen, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Daten zu analysieren und wertvolle Einblicke in Geschäftsprozesse zu gewinnen. Diese Informationen helfen dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen, sei es bei der Bestandsverwaltung, in der Produktion oder im Vertrieb.

Durch die Nutzung von Echtzeit-Daten kann ein Unternehmen schneller auf Veränderungen am Markt reagieren, Risiken minimieren und Chancen besser nutzen. Besonders in dynamischen Märkten ist diese Fähigkeit ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

5. Automatisierung und Prozessoptimierung

Die Automatisierung von Routineaufgaben ist ein weiteres Merkmal zukunftsfähiger ERP-Systeme. Diese Funktion hilft, Fehler zu minimieren, Prozesse zu beschleunigen und Mitarbeiter von zeitraubenden Aufgaben zu entlasten. Von der automatisierten Rechnungsverarbeitung bis hin zur optimierten Produktionsplanung können viele Bereiche eines Unternehmens von der Automatisierung profitieren.

Darüber hinaus bieten moderne ERP-Systeme häufig integrierte Workflow-Management-Tools, die Prozesse abteilungsübergreifend optimieren und eine bessere Koordination ermöglichen. Das Resultat ist eine erhöhte Effizienz, die besonders in mittelständischen Unternehmen spürbare Auswirkungen auf die Produktivität haben kann.

6. Integrierte Sicherheitslösungen

Sicherheit ist ein weiteres zentrales Thema, das in einer zunehmend digitalisierten Welt an Bedeutung gewinnt. Ein zukunftsfähiges ERP-System muss robuste Sicherheitsmechanismen bieten, um sensible Unternehmensdaten zu schützen. Dazu gehören verschlüsselte Datenübertragungen, Zugriffsrechte auf Basis von Benutzerrollen und regelmäßige Sicherheitsupdates.

Gerade mittelständische Unternehmen sind häufig Ziel von Cyberangriffen, da sie oft weniger umfangreiche Schutzmaßnahmen als Großunternehmen haben. Ein ERP-System sollte daher Sicherheitsfeatures beinhalten, die speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen zugeschnitten sind.

7. Integration mit bestehenden Systemen

Die nahtlose Integration mit bestehenden IT-Systemen und Softwarelösungen ist ein weiteres wichtiges Kriterium. Viele mittelständische Unternehmen nutzen bereits branchenspezifische Software, etwa für die Produktion oder das Kundenmanagement. Ein ERP-System muss in der Lage sein, diese Lösungen zu integrieren, um Datenflüsse zu harmonisieren und Doppelarbeit zu vermeiden.

Eine gute ERP-Software bietet Schnittstellen, die es ermöglichen, verschiedene Systeme problemlos miteinander zu verknüpfen, sei es für den E-Commerce, das CRM oder spezialisierte Produktionssoftware.

8. Kostenkontrolle und Investitionssicherheit

Für mittelständische Unternehmen ist die Kostenstruktur einer ERP-Lösung oft ein entscheidender Faktor. Zukunftsfähige ERP-Systeme bieten flexible Preismodelle, die auf die Größe und die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind. Cloud-basierte Lösungen bieten häufig Abo-Modelle, die mit den Anforderungen des Unternehmens wachsen können, sodass keine hohen Vorabinvestitionen in Hardware und Infrastruktur notwendig sind.

Zudem ist es wichtig, dass das gewählte ERP-System langfristige Investitionssicherheit bietet. Die Software sollte regelmäßig aktualisiert und an technologische Fortschritte angepasst werden, ohne dass es zu erheblichen Mehrkosten kommt.

Fazit: Der Weg zur Zukunftsfähigkeit

Ein zukunftsfähiges ERP-System ist für den Mittelstand mehr als nur eine Software – es ist eine Investition in Effizienz, Flexibilität und Wettbewerbsfähigkeit. Die wichtigsten Merkmale wie Modularität, Skalierbarkeit, Cloud-Integration und Automatisierung tragen dazu bei, dass sich Unternehmen an die dynamischen Anforderungen des Marktes anpassen können. Die Kombination aus Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit und Business Intelligence ermöglicht es, Prozesse effizient zu steuern und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Wer als mittelständisches Unternehmen langfristig erfolgreich sein möchte, sollte daher eine ERP-Lösung wählen, die nicht nur den aktuellen Anforderungen entspricht, sondern auch zukunftssicher ist.